Come lo Smart Working sta cambiando il nostro modo di lavorare: intervista a Soluzioni Spazionova

Lo Smart Working sta cambiando il nostro modo di lavorare, una modalità di lavoro molto discussa che ha tra i suoi vantaggi, quello di essere una scelta sostenibile per l’ambiente. Questo perché riducendo gli spostamenti dei lavoratori per raggiungere l’ufficio diminuiscono le emissioni di carbonio e la presenza di fattori inquinanti nelle città. Una modalità lavorativa, risultato di una cambiamento in atto già da diverso tempo.

Per questo ci siamo chiesti, come cambieranno il nostro modo di lavorare e i nostri spazi di lavoro nei prossimi anni. Ne abbiamo parlato con Daniele Canuti, titolare di Soluzioni Spazionova, agenzia plurimandataria che si occupa di progettazione, promozione e vendita di soluzioni per ufficio.

Lo Smart Working fino a poco tempo fa era ad esclusivo appannaggio di alcune categorie di lavoratori. La pandemia da Covid-19 ha aperto questa possibilità facendo entrare questa pratica nell’uso comune. Credi che sarà mantenuto anche nel post-pandemia?

“In Italia fino a poco tempo fa era un fenomeno sporadico, attuato solo da qualche imprenditore illuminato e da corporate straniere con sede anche nel nostro Paese. La pandemia ed il lockdown del 2020 hanno fatto sì che questa rivoluzione avesse inizio e che tutti o quasi, provassero questo nuovo modo di lavorare, non senza problemi.

Dobbiamo fare una precisazione: se limitiamo lo Smart Working al semplice lavoro da casa stiamo parlando di Telelavoro. Cambia solo il luogo di lavoro ma lo svolgimento delle funzioni lavorative è basato sul tempo. Lo Smart Working dà responsabilità e fiducia ai lavoratori. Dando loro degli obiettivi e quindi la possibilità di potersi gestire il tempo ed il luogo dove lavorare. 

Sinceramente spero che questo fenomeno prosegua anche dopo la pandemia, supportato però da una normativa precisa e da contratti lavorativi adeguati. In modo che tutte e due le parti (azienda e dipendente) ne traggano i benefici. Le aziende stanno risparmiando e risparmieranno notevolmente sui costi vivi (si è stimato un risparmio a dipendente compreso tra i 6 e i 9 mila euro l’anno) ed il lavoratore potrà avere la libertà di poter gestire il proprio tempo e bilanciare così lavoro e vita privata (Work Life Balance).”

Soluzioni Spazionova collabora con grandi aziende, come si stanno attrezzando a livello progettuale per il lavoro – agile?

“Attualmente i nostri clienti stanno attuando delle politiche di riqualificazione degli spazi e della gestione del personale. Più precisamente, la gestione degli spazi sarà direttamente proporzionale alla gestione del personale. Se si continuerà ad abbracciare il fenomeno dello Smart Working, gli spazi muteranno completamente e si ridurranno. Si calcola una riduzione fino al 50% delle postazioni lavorative attuali ed un aumento delle zone comuni (sale concentration, sale meeting, aree multifunzionali). In modo da dare al dipendente la possibilità di scegliere dove lavorare quando sarà presente in azienda. 

Altro investimento importante, è quello di un aggiornamento dei device in dotazione ai lavoratori. In modo da lasciare loro piena autonomia anche durante il lavoro da remoto.”

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Quale futuro per l’home working e come deve essere attrezzato l’ufficio in casa?

“La pandemia in questi anni ci ha messo a dura prova, molte persone si sono ritrovate a svolgere il proprio lavoro seduti su una sedia impagliata e appoggiati sul proprio tavolo da pranzo. Spesso non supportati da una tecnologia tale da poter rendere fluido lo svolgimento delle proprie attività lavorative. In prima battuta questa condizione di precarietà ha indotto molte persone a dire non vedo l’ora di tornare in ufficio. Reazione del tutto normale, quando si è catapultati bruscamente in una dimensione lavorativa totalmente differente rispetto a quella precedente. 

Adesso però le cose stanno cambiando. Le persone si sono abituate, la tecnologia a loro disposizione è stata migliorata e stanno nascendo nelle abitazioni dei corner lavorativi che vanno dalla semplice seduta ergonomica, all’acquisto di case nuove con una stanza in più e che sarà adibita ad ufficio. 

Le cose fondamentali da avere in casa sono una buona connessione ad internet ed una seduta comoda ed ergonomica che ci permetta di poter stare comodamente a lavoro. Altro consiglio che mi sento di dare è quello di utilizzare scrivanie elevabili in altezza e motorizzate, in modo da poter variare la nostra posizione da seduto ad eretta per permettere una migliore circolazione del sangue.

Secondo me lo Home Working sarà la nuova frontiera del lavoro di ufficio, anche se questo dovrà essere attentamente regolamentato e normato, per evitare che da ambo le parti (azienda e dipendente) ci siano fraintendimenti, abusi di vario genere.”

Lo smart working offre spunti alternativi sui luoghi di lavoro, infatti, non c’è solo il lavoro da casa: quali altre alternative esistono o stanno nascendo?

“In passato andavamo sul luogo di lavoro, perché dovevamo. Oggi ci rechiamo in ufficio perché abbiamo bisogno di andarci. 

Grazie al cambiamento delle abitudini e ad una tecnologia più avanzata, che oggi ci permette di avere dispositivi molto performanti e facilmente trasportabili, le possibilità di potersi scegliere il luogo dove lavorare sono molteplici. 

Molti bar e locali, si stanno attrezzando per dare postazioni lavorative temporanee a chi ne ha bisogno. Dove si potrà consumare una colazione o un sandwich e contemporaneamente lavorare collegati alla rete elettrica e al Wi-Fi. 

Un nuovo fenomeno che prenderà piede è quello degli Scrum Office. Hub lavorativi prenotabili, messi a disposizione dei lavoratori dalle varie aziende nelle città. Potranno essere utilizzati per il lavoro in team, meeting e presentazioni senza bisogno di doversi recare obbligatoriamente nelle sedi centrali. Questa nuova tipologia di uffici, ridarà vita a borghi e piccoli paesi che nel corso degli anni si sono spopolati. Creando veri e propri flussi migratori verso le grandi città.

Altra frontiera raggiungibile potrebbe essere quella dell’Outdoor Office. Si stanno facendo call e meeting seduti sulle scale di una chiesa, su una panchina al parco o persino sotto l’ombrellone al mare. Perché non creare spazi urbani utilizzabili principalmente in primavera o in estate dove potersi connettere e lavorare all’ombra degli alberi o in riva al fiume? 

Penso che questa fluidità lavorativa, la possibilità di poter scegliere dove lavorare sia una cosa meravigliosa, che restituisce tempo e libertà al dipendente. Il quale ripagherà l’azienda con un aumento sensibile della sua produttività.”

Questa nuova gestione dello spazio di lavoro sta portando le aziende a rivedere i prodotti in catalogo dalle aziende di design?

“Anche grazie a questa pandemia, piano piano in Italia stiamo passando da un modello lavorativo strutturato quasi esclusivamente sul lavoro da scrivania (Desk Based Working) ad un metodo di organizzazione basato sulle diverse attività svolte durante la giornata (Activity Based Working). Secondo studi recenti, un dipendente trascorre il 47% del proprio tempo seduto alla propria scrivania (lavoro di concentrazione). E questo nuovo modo di lavorare (ABW) ha fatto sì che all’interno degli uffici nascessero ambienti collaterali e di supporto dove il dipendente può svolgere le azioni comprese nel restante 53% della propria giornata lavorativa. La pandemia ha dato inizio ad una nuova era per l’ufficio in Italia, che ha accelerato il processo di rinnovamento dei trend lavorativi (finalmente dire!), in atto già da anni nel resto d’Europa.

Le aziende di arredo del settore ufficio stanno cavalcando queste nuove tendenze lavorative. Rivedendo, aggiornando o addirittura rivoluzionando i propri cataloghi integrandoli con prodotti che, fino a qualche hanno fa, trovavano poco spazio all’interno dei layout. Ci stiamo dirigendo verso una e vera e propria rivoluzione che è in continuo cambiamento che andrà di pari passo ad una pandemia che probabilmente starà con noi per ancora molto tempo. Modificando le nostre abitudini lavorative e, con loro, molti degli arredi proposti dalle aziende di settore.”

Quali sono i prodotti del futuro che probabilmente dovremo abituarci a vedere nei luoghi in uffici e spazi di lavoro?

“L’ufficio in chiave smart sarà un ambiente fluido, un luogo dove si potrà riconfigurare in totale autonomia i vari microambienti a seconda delle funzioni che si dovranno svolgere al suo interno, dal lavoro singolo a quello in team. Gli arredi quindi dovranno perdere la loro staticità, avere ruote per la movimentazione ed un facile cablaggio e connessione alle varie reti. La degerarchizzazione fa sì che non ci saranno arredi più o meno importanti a seconda della posizione nella piramide organizzativa aziendale di chi li occupa. Un’omogeneizzazione degli arredi che renderà gli spazi ancora più flessibili e riconfigurabili, evitando così di creare aree non utilizzate o utilizzate solo in parte.

Le scrivanie tradizionali lasceranno il posto alle scrivanie motorizzate elevabili in altezza. Atte a migliorare il benessere fisico del lavoratore e della propria pompa cardiaca. Dando la possibilità di poter alternare il lavoro da seduto a quello in posizione eretta.

Le aree break, prima confinate negli ambienti meno nobili o nei sottoscala degli edifici prenderanno una posizione centrale. Quasi ad essere il fulcro dove tutto attorno ruota l’ufficio. Non più viste come luogo di distrazione, ma come spazio accessorio per lavorare. 

Divani, chat sofà, pouf e altri arredi imbottiti prenderanno sempre più piede ad appannaggio di scrivanie operative e direzionali. Le sale riunioni usciranno dalle classiche pareti vetrate in cui erano confinate, riducendo le loro dimensioni e disponendosi su tutto il layout dell’ufficio. Magari delimitate da pannelli fonoassorbenti anch’essi amovibili. E ci saranno postazioni di lavoro temporanee (Hot Desk), prenotabili o meno, dove freelance o dipendenti potranno svolgere le proprie attività lavorative temporaneamente.

L’ufficio si sta trasformando e sta perdendo la veste fredda e vecchia che il mitico Paolo Villaggio ha ampiamente spiegato e schernito nei film di Fantozzi. Specchio di una società che non esiste e che non deve esistere più a favore di un modo di lavorare più dinamico ed intelligente.”

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Pillole di curiosità – Io non lo sapevo. E tu?

• Secondo i dati dell’Osservatorio sullo Smart working del Politecnico di Milano a marzo 2020, i lavoratori da remoto attivi stimati erano oltre 6,6 milioni. Numero sceso a 5 milioni a settembre 2020 e pari al 33,8% dei lavoratori dipendenti. In previsione nella nuova normalità il numero di lavoratori attivi da remoto si stabilizzerà intorno ai 5,3 milioni.
• Secondo uno studio di Enea, Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l’energia e lo sviluppo economico sostenibile, lo smart working è in grado di ridurre la mobilità quotidiana di circa un’ora e mezza in media a persona, per un totale di 46 milioni di chilometri. Una riduzione che comporta un risparmio di 4 milioni di euro di mancato acquisto di carburante, pari a un abbattimento di 8 mila tonnellate di emissioni di CO2.

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